Begroting 2017

Verbonden partijen

Begroting

Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)

Vestigingsplaats

Tilburg

Beoogd effect

Een bijdrage te leveren aan een leefbare en veilige werk- en leefomgeving voor de regio.

Beleidsvoornemens

Het professioneel en efficiënt uitvoeren van milieutaken van de deelnemers en het nakomen van contractuele verplichtingen die zijn aangegaan met de deelnemers. De belangrijkste beleidsvoornemens zijn: realiseren efficiencytaakstelling, het verbeteren van de kwaliteit van de uitvoering en het uitvoeren van het actieplan Huis op Orde.

Bijdrage gemeente

Begroting 2015: € 472.000
Begroting 2016: € 465.000
Begroting 2017: € 528.540

Eigen vermogen

1 januari 2015      € -647.000
31 december 2015   € -3.287.000
1 januari 2017      € - 333.000
31 december 2017   € 184.000

Vreemd vermogen

1 januari 2015      € 18.619.000
31 december 2015   € 17.045.000
1 januari 2017      geen informatie beschikbaar
31 december 2017   geen informatie beschikbaar

Resultaat

2015         € - 2.527.000
2017         € 0    

Risico’s

  1. Achterblijvende omzet: € 404.000;
  2. Achterblijvende productiviteit ten opzichte van 1.385 uur: € 195.000;
  3. Mismatch & fricties in capaciteit met vraag opdrachtgevers: € 100.000;
  4. Onduidelijke afspraken werkprogramma’s (niet betalen facturen): € 250.000;
  5. Hogere kosten dan begroot (onder andere ICT en opleidingen): € 350.000;
  6. Hoger ziekteverzuim: € 60.000;
  7. Inbreng VVGB gelden: € 500.000 (Verklaring van geen bedenkingen);
  8. Hogere rentekosten: € 7.200;

De bedragen zijn als gewogen omvang en overgenomen uit de ontwerpbegroting OMWB. Gewogen omvang is de uiteindelijke omvang, het kanspercentage op het oorspronkelijke risico en de te nemen maatregelen. Het totaal gewogen risico is door de OMWB berekend op € 1.866.200.

Effect op  kwaliteits-verbetering, krachtenbundeling en kostenbe-heersing (3K’s)

Dit samenwerkingsverband is een wettelijke verplichting waar gemeente Etten-Leur kritisch naar kijkt. Theoretisch is efficiency in de bedrijfsvoering mogelijk, echter op dit  moment wordt de besparingsdoelstelling niet behaald. Het samenwerkingsverband is nog jong, en op termijn mogen positieve effecten op de 3 K’s wel worden verwacht. Op dit moment is gemeente Etten-Leur nog niet tevreden en wordt de OMWB nauwlettend gevolgd.

Richtlijnen kaders begroting 2018

  1. In het Algemeen Bestuur  van 13 juli is een motie aangenomen bij agendapunt 9: Beleidsmatige en financiële kaders. Wij verzoeken nadrukkelijk om in de geest van die motie de kaders voor de begroting 2018 op te stellen. Dit betekent ondermeer uitgaan van marktconforme uurtarieven en de werkprogramma’s van de  deelnemers.
    Uitgaan van marktconforme uurtarieven  (zoals omschreven in de door het Algemeen Bestuur  op 13 juli 2016 vastgestelde motie) en waar mogelijk invoeren van productprijzen.
  2. De bijdrage van een deelnemer wordt bepaald aan de hand van het door de deelnemer aangeleverd werkprogramma (P1 en P2) (inclusief de coördinatiekosten, zie het volgende punt 3) vermeerderd met de afgesproken collectieve taken.
  3. In de tarieven van de OMWB zijn alle lasten opgenomen. Het tarief wordt gebaseerd op de lasten per fte (inclusief de lasten voor materiële en personele overhead), gedeeld door het aantal productieve uren. Het uurtarief heeft hiermee alle lasten in zich, ook de indirect productieve uren. Alle uren op ondersteunende taken nauw gelieerd aan het primaire proces, zoals bijvoorbeeld coördinatie en werkverdeling, worden als direct productieve uren verantwoord en bij de deelnemers in rekening gebracht. Deze kosten maken onderdeel uit van de werkprogramma’s van de deelnemers en vallen daarmee binnen de vaste bijdrage van de deelnemer;
  4. Uitvoering actieplan Huis Op Orde:  Gevolgen en (positieve)  effecten duidelijk zichtbaar opnemen in de begroting 2018 en volgende jaren.
  5. Invoering Omgevingswet per 1-1-2019: Gevolgen duidelijk zichtbaar verwerken in de begroting 2018 maar ook de effecten voor de bedrijfsvoering vanaf 2019.
  6. Verbetertraject automatisering en informatievoorziening:  Effecten (financieel, personeel etc.) duidelijk zichtbaar verwerken in de begroting 2018 en volgende jaren.
  7. Zichtbare vertaling van de effecten van de reorganisatie en organisatie ontwikkeling in de begroting 2018 en volgende jaren.
  8. De OMWB voldoet aan de eisen die zijn vastgelegd in de Wet verbetering VTH (Staatsblad 2016/139) en daarmee ook aan de landelijk geldende Kwaliteitscriteria 2.1 (of actuelere versie).

Register

Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant

Deelnemers

Aalburg, Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Bergen op Zoom, Breda, Dongen, Drimmelen, Etten-Leur, Geertruidenberg, Gilze en Rijen, Goirle, Halderberge, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Moerdijk, Oisterwijk, Oosterhout, Roosendaal, Rucphen, Steenbergen, Tilburg, Waalwijk, Werkendam, Woensdrecht, Woudrichem en Zundert en Provincie Noord-Brabant

Wettelijke voorschriften

Wet milieubeheer,  Wet bodembescherming, Wet geluidhinder

Doel regeling

Taken uitvoeren op het gebied van het omgevingsrecht en als verlengstuk van het lokaal en provinciaal bestuur een bijdrage leveren aan een leefbare en veilige werk- en leefomgeving van de regio Midden- en West Brabant.

Reden aangaan verbinding

Wettelijke verplichting om VTH-taken milieu door regionale uitvoeringsdiensten (RUD's) te laten uitvoeren. Verbetering kwaliteit uitvoering taken.

Bevoegdheden

De Omgevingsdienst is belast met het ten behoeve van de deelnemers uitvoeren van het verplichte Landelijk Basistakenpakket

Besluit met betrekking tot de zienswijzen van de gemeente Etten-Leur

Ingediende zienswijze OMWB

Besluit Algemeen Bestuur OMWB

De begrotingen zijn gebaseerd op een aantal, nieuwe uitgangspunten/kaders waarvan ondermeer de uitgangspunten 11 en 17 (verplichte, vaste bijdrage per deelnemer)  in strijd zijn met de Gemeenschappelijke Regeling en het bedrijfsplan 2012. De (jaarlijkse) werkprogramma’s zijn leidend voor de bedragen in de begroting. In een werkprogramma kan rekening gehouden worden  met omstandigheden en ontwikkelingen. Het kan niet zo zijn dat een deelnemer gebonden is aan een bedrag dat ooit voor het werkprogramma 2013 in 2012 is geraamd. Ingevolge artikel 30 GR blijft er bovendien sprake van een verrekening zodat het uitgangspunt blijft dat wordt betaald voor daadwerkelijk verrichte prestaties.

Bij de vorming van de omgevingsdienst in 2012 zijn in het bedrijfsplan uitgangspunten geformuleerd voor inbreng van personeel en gegarandeerde afname van werk. Vervolgens is de tekst van de Gemeenschappelijke regeling  opgesteld en is in de Gemeenschappelijke regeling een bepaling opgenomen ter borging van dit uitgangspunt. Conform Gemeenschappelijke regeling is het uitgangspunt vertaald in een model dienstverleningsovereenkomst met spelregels over de afbouw door individuele deelnemers van omzet bij de dienst. In de begroting 2013 is voor elke deelnemer een bijdrage opgenomen die overeenkomstig de uitgangspunten uit het bedrijfsplan tenminste gelijk moet zijn aan de inbreng van personeel. Zowel de Gemeenschappelijke regeling, de model dienstverleningsovereenkomst als de eerste begroting zijn in de oprichtingsvergadering van de dienst vastgesteld. De door de deelnemers in te brengen werkprogramma’s moeten conform bovengenoemde uitgangspunten een invulling zijn van deze verplichte inbreng aan omzet. Het gestelde in de Gemeenschappelijke regeling kan leiden tot een interpretatieverschil over de in de begroting opgenomen verplichte deelnemerbijdrage. Op dit punt is het wenselijk dat de Gemeenschappelijke regeling  wordt verscherpt conform uitgangspunten bij de start. Om in de toekomst interpretatieverschillen te voorkomen is nu al in de nieuwe beleidsmatige en financiële kaders een beschrijving opgenomen van deze afspraak.

Alle inkomsten uit “oude hypotheken”, waarover nog geen definitieve besluitvorming heeft plaatsgevonden en/of nog onderhevig zijn aan arbitrage dienen niet in de begrotingen opgenomen te worden (bijvoorbeeld VVGB gelden(Verklaring Van Geen Bedenkingen)); de eventueel daaraan verbonden uitgaven (bijv. de Sociaal BeleidsKader-verplichtingen) dienen wel in de begrotingen te worden opgenomen.

Het is mogelijk dat door arbitrage de begrotingen te zijner tijd moeten worden aangepast. In de risicoparagraaf van de begrotingen zijn de risico’s met betrekking tot de oude hypotheken opgenomen. Wij zien geen reden om van het bestaande beleid af te wijken, en zijn we uitgegaan van harde opbrengsten en vorderingen inzake deze hypotheken, waaronder de SBK-vergoedingen. Dit wordt sinds de begroting 2013 en de jaarrekening 2013 zo verantwoord. De SBK toelage 2016 en 2017 van € 472.000 is zowel in de salarisstaat als terugontvangst van de deelnemers niet opgenomen in de begrotingen 2016 en 2017. Dit wordt alsnog opgenomen in beide begrotingen.

De  kostenramingen van de voorgenomen maatregelen kunnen slechts in de begrotingen worden opgenomen voor zover die deugdelijk zijn onderbouwd. Dit geldt met name voor het gevraagde frictiebudget (in 2016  € 1.250.000 en in 2017 € 750.000) en het budget voor transformatie organisatie (in zowel 2016 als 2017 € 500.000), maar ook voor het budget voor inhuur van personeel.

Het frictiebudget is een incidentele extra bijdrage van de deelnemers in het begrotingstekort van de OMWB. Dit omdat de interne bezuinigingen van de OMWB met een structurele omvang van € 1,5 miljoen in 2018 worden gerealiseerd. In 2016 wordt hiervan € 0,25 miljoen gerealiseerd waardoor incidenteel een extra deelnemerbijdrage van € 1,25 miljoen nodig is. Het budget voor transformatie is nodig om de reorganisatie te kunnen realiseren en daarbij ontstane (personele) fricties te kunnen dekken. Een groot deel van deze kosten is niet op voorhand hard te ramen. Maar er moet wel een budget achter de hand zijn om de reorganisatie succesvol te kunnen uitvoeren. Inhuur van personeel is nodig om onze dienstverlening te kunnen realiseren. De formatie van de OMWB is te klein om alle uren te leveren die nodig zijn om de opdrachten van de opdrachtgevers te kunnen uitvoeren. Het tekort wordt opgelost door inhuur (flexibele schil). Inhuur van de staf is alleen nog voorzien in 2016 (directie). Begin juni is de nieuwe formatie opzet gezonden naar de Ondernemingsraad OMWB. Dit vergezeld van een adviesaanvraag omtrent de uitgangpunten die in het organisatieplan zijn opgenomen. Conform de Wet op de Ondernemingsraad heeft de Ondernemingsraad zes weken de tijd om haar advies uit te brengen. Na advies van de Ondernemingsraad zal het plan door de directeur worden vastgesteld en nader worden uitgewerkt in een uitvoeringsprogramma. Per 1 oktober 2016 wordt gestart met implementatie van het reorganisatieplan. Een gevolg van de implementatie van de reorganisatie kan zijn dat medewerkers boventallig worden verklaard. Dit leidt tot frictiekosten en op middellange termijn wellicht tot bovenwettelijke WW-verplichtingen. Nu is nog niet te overzien welke financiële consequenties dit zal hebben of deze passen binnen de frictiebudgetten die op dit moment in de conceptbegrotingen zijn opgenomen. De formatiereductie moet leiden tot invulling van een belangrijk deel van de opgelegde taakstelling van 1,5 miljoen structureel.

De voorgestelde tariefopslag voor de vorming van een algemene reserve is in strijd met de door onze gemeente vastgestelde ‘Nota verbonden partijen’ die reservevorming bij gemeenschappelijke regelingen niet toestaat; met deze tariefopslag stemmen wij dan ook niet in.

Op 12 december 2012 heeft het algemeen bestuur de notitie reserves en voorzieningen OMWB vastgesteld. Daarin is vastgelegd dat de OMWB een beperkt weerstandsvermogen mag opbouwen, tot een maximum van 5 % van de begrote lasten. Een aantal deelnemers heeft nadien in een nota verbonden partijen spelregels voor verbonden partijen vastgesteld. Om die reden is het begrijpelijk dat deze zienswijze is ingediend. Deze zienswijze staat op gespannen voet met de bij de oprichting van de OMWB vastgestelde financiële kaders. Op basis van de in beeld gebrachte risico’s die de OMWB loopt is het benodigde weerstandsvermogen bepaald. Om in enkele jaren toe te groeien naar de gewenste hoogte is voor de jaren 2016 en 2017 en 2018 de verhoging van € 2,- op de tarieven noodzakelijk. Op het moment dat de beschikbare weerstandscapaciteit en het benodigde weerstandsvermogen aan elkaar gelijk zijn, zal de incidentele verhoging van € 2,- worden geschrapt. Overigens is het niet zo dat de OMWB diverse bestemmingsreserves heeft. Er is één kleine reserve huisvesting, welke in enkele jaren wordt afgebouwd.

De voorgestelde tariefopslag ter afdekking van een resterend tekort steunen wij niet. Wij zien graag een marktconform tarief op basis van een reguliere bedrijfsvoering; de gevolgen van de Cao-aanpassingen 2016 en 2017 dienen hierin te worden meegenomen.

De OMWB heeft twee sluitende ontwerpbegrotingen, inclusief de reguliere bedrijfsvoeringkosten, opgeleverd en presenteert daarbij een kostendekkend tarief. De dekking van alle structurele kosten kan alleen worden bereikt door een kostendekkend tarief te hanteren. In de nieuwe beleidsmatige en financiële kaders is dit uitgangspunt, welke ten grondslag liggen aan de begrotingen, opgenomen. Dit houdt in dat het tarief uit het voorgaande jaar verhoogd moet worden met € 2,36. Feitelijk was het tarief in voorgaande jaren te laag. Het gemiddeld tarief van de OMWB ligt in lijn met de tarieven van andere omgevingsdiensten in Brabant. Het verschil met andere diensten in Nederland wordt veroorzaakt door verschillen in opzet en inrichting van de diensten en de wijze van financiering door de deelnemers. Bij het opstellen van de begroting is kritisch (welke bezuinigingsmogelijkheden zijn binnen de termijn realiseerbaar) en realistisch (niet te ambitieus) gekeken naar mogelijkheden om de kosten zo laag mogelijk te houden. Het tarief van de OMWB is gebaseerd op de verwachte totale exploitatiekosten. Het bedrag dat samenhangt met de verhoging ad € 2,36 ten opzichte van vorig jaar is geraamd op € 635.000.

Omwille van de duidelijkheid zien wij graag dat er gebruik gemaakt wordt van een éénduidige verdeelsystematiek voor tekorten, eenmalige deelnemersbijdragen en dergelijke, bijvoorbeeld de verdeelsleutel die onlangs  is vastgesteld voor de verrekening van verliezen oude jaren (AB-besluit 23 maart 2016)

Collectieve taken zijn taken die in het belang en in opdracht van alle deelnemers worden uitgevoerd. Ze zijn niet of nauwelijks toe te wijzen aan individuele deelnemers. Bij de vorming van de omgevingsdienst is gezocht naar een verdeelsleutel die recht doet aan deze taakuitvoering. Destijds is besloten een verdeling toe te passen tussen provincie en gemeenten op basis van inzet op het landelijk basistakenpakket en tussen gemeenten onderling op basis van inwoneraantal en inzet op het landelijk basistakenpakket. De verdeelsleutel zoals opgenomen in de Gemeenschappelijke regeling met betrekking tot het exploitatieresultaat heeft een directe relatie met de omzet, en is daarmee niet constant. De incidentele bijdragen zijn niet toe te wijzen aan individuele deelnemers. Het toepassen van de verdeelsleutel van collectieve taken is naar onze mening een logische keuze voor de verdeling van de incidentele bijdragen omdat deze een meer constant karakter heeft. Momenteel zijn ambtelijke voorbereidingen voor de nieuwe Gemeenschappelijke regeling in volle gang. In dit kader wordt de verdeelsystematiek tegen het licht gehouden.

De OMWB is een uitvoeringsdienst en dient zich te richten op haar kerntaken. In paragraaf 2.2 worden de trends en ontwikkelingen geschetst zonder aan te geven wat dit betekent voor de ontwikkeling van de omzet. Nu is al zichtbaar dat door de komst van steeds meer algemene regels (en daardoor veel minder vergunningen), meer risicogestuurd toezicht en bedrijven die vanuit kwaliteitssystemen de zaak op orde hebben een afnemende omzet. De Omgevingswet zal die trend verder versterken. Wij willen u meegeven om daar als dienst op te anticiperen en dit zichtbaar te maken in de meerjarenramingen.

De OMWB ondersteunt de geschetste ontwikkelingen in de zienswijzen. Na het zomerreces zal met deelnemers worden gestart met een verkenning op de gevolgen van deze ontwikkelingen. Een strategische discussie, waarbij gevolgen voor de organisatie in scenario’s geschetst gaan worden. Het doel is de ontwikkelingen tijdig te vertalen in meerjarenramingen, zodat de deelnemers niet voor verrassingen komen te staan. De OMWB wil met de deelnemers tot een gezamenlijke strategie komen. Onderdeel van de verkenning zal zijn in welke mate integrale dienstverlening gewenst is. Voor wat betreft de begrotingen heeft de focus nu gelegen op het op orde brengen van de basis.

Wij zien graag een begroting gepresenteerd die qua inkomsten transparant is en uitgaat van “zekere” inkomsten, zonder dat daarin diverse (extra) deelnemersbijdragen zijn versleuteld. Bij een organisatie waarbij het huis op orde is moeten de reguliere inkomsten toereikend zijn voor een sluitende begroting.
Wij realiseren ons dat de werkelijkheid momenteel anders is en de uitgaven aanmerkelijk hoger zijn dan wenselijk. Als de zuivere inkomsten en de werkelijke kosten in de begrotingen worden verwerkt zal dit leiden tot een begrotingstekort. De deelnemers zullen dit overeenkomstig de gemeenschappelijke regeling moeten dragen, maar deze werkwijze maakt de tekorten wel helder en inzichtelijk.
De nu niet goed onderbouwde (eenmalige) budgetten kunnen pas opgevoerd worden als hiervoor een duidelijk plan met onderbouwing van de kosten is aangeboden aan het Algemeen Bestuur . De budgetten en de dekking kunnen dan via een begrotingswijziging worden bijgeraamd (zie ook punt 3 hieronder).
De budgetten voor inhuur van personeel dienen gebaseerd te zijn op een totaaloverzicht van de benodigde capaciteit op basis van de werkprogramma’s afgezet tegen de beschikbare capaciteit (aantal fte x netto-productieve uren). Hierbij ook graag aangeven welk deel van het totaal aan productieve uren declarabele uren betreft en welk deel benodigd is voor interne projecten (blz.10 van de begroting).
In samenhang hiermee wordt  gevraagd de extra geraamde opbrengst van € 600.000 voor declarabele  coördinatie-uren in beeld te brengen en te onderbouwen. Een gegeven is namelijk dat deze voor een deel al door de deelnemers in de werkprogramma’s werden en worden opgenomen. Ook is er behoefte aan een heldere definitie en afbakening van het begrip coördinatie-uren, zodat voor alle partijen duidelijk is welke uren als coördinatie-uren in rekening kunnen worden gebracht.
De zienswijze vermeld onder punt 1c heeft als consequentie dat aan het Algemeen Bestuur dient te worden voorgesteld  om het AB-besluit van 12 december 2012 tot vaststelling van de Notitie reserves en voorzieningen (gedeeltelijk) in te trekken. In deze notitie is in paragraaf 2.3.2 (blz.5 t/m 7) de vorming van een algemene reserve beschreven en gemotiveerd.

Geen reactie ontvangen

De OMWB te verzoeken om zo snel als mogelijk, maar uiterlijk per 1 september 2016 een concreet en goed onderbouwd plan van aanpak te presenteren om de noodzakelijke kostenbesparingen te realiseren die (op termijn) leiden tot een sluitende begroting, zonder dat extra deelnemersbijdragen noodzakelijk zijn. De volgende actiepunten zullen in ieder geval in dit plan moeten worden uitgewerkt:

  1. Afbouw van inhuur met name in de overhead; de uitvoering van de primaire taken moet doorgang kunnen vinden, ook als daar inhuur voor noodzakelijk is;
  2. Het terugdringen van de formatie-omvang en deze af te stemmen op de werkprogramma’s van de deelnemers;
  3. Het afstoten van taken die niet tot kerntaken van de OMWB behoren. Eerst de basistaken naar behoren uitvoeren, dan pas weer nadenken over extra taken

Geen reactie ontvangen.

De OMWB te verzoeken een berekening te maken van de financiële gevolgen als alle oude hypotheken worden afgesloten zonder deze op de diverse deelnemers te verhalen. In deze berekening moet ook de afwikkeling van de dubieuze debiteuren uit voorgaande boekjaren worden meegenomen. De oude hypotheken leiden tot veel discussie en arbitragezaken. Daarmee gaat zowel bij de deelnemers als bij de OMWB veel tijd en energie verloren en moeten (arbitrage-)kosten gemaakt worden. Die energie kan ons inziens beter ingezet worden om zo snel mogelijk te komen tot een gezonde bedrijfsvoering. Met de gevraagde berekening kan de deelnemers een keuze worden voorgelegd om een definitieve streep onder het verleden te zetten

Geen reactie ontvangen maar motie van gelijke strekking is in AB vergadering van 13 juli verworpen.

De OMWB te verzoeken met voorrang de technische actualisering van de Gemeenschappelijke regeling aan de Wet gemeenschappelijke regeling op te pakken, zodat de besluitvormingsprocedures dit jaar kan worden afgerond

Geen reactie ontvangen

In de begrotingen  2016 en 2017 voor de gemeente Etten-Leur een bijdrage aan de OMWB op te nemen van totaal € 400.000,-

Geen reactie ontvangen