Begroting 2017

Verbonden partijen

Begroting

Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief

Vestigingsplaats

Bergen op Zoom

Beoogd effect

Voldoen aan de wettelijke verplichting die voortvloeit uit de Archiefwet 1995 en het delen van informatie uit de beheerde archieven aan belangstellenden.

Beleidsvoornemens

Na de omzetting in 2016 van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) naar het West-Brabants Archief, is het jaar 2017 het eerste volledige kalenderjaar waarin deze dienst operationeel is. Dit jaar zal zich nog deels kenmerken door het opstarten, vormgeven  en wegzetten van de dienst. Als basis hiervoor fungeert de gemeenschappelijke regeling en het in 2016 vastgestelde bedrijfsplan. Beide documenten zijn in een eerdere fase aan de raad aangeboden.

Bijdrage gemeente

Begroting 2015: € 103.114
Begroting 2016: €   98.633
Begroting 2017: € 116.969

Eigen vermogen

1 januari 2015      €   93.000
31 december 2015   € 111.000
1 januari 2017       € 0
31 december 2017   € 0

Vreemd vermogen

1 januari 2015      € 1.792.000
31 december 2015   € 1.766.000
1 januari 2017      € 100.000
31 december 2017   € 108.000

Resultaat

2015         € 20.730
2017         € 0    

Risico’s

Op basis van de begroting zijn er geen substantiële risico’s te benoemen.

Richtlijnen kaders begroting 2018

  1. In de begroting dient inzicht gegeven te worden in de fase van het project realisatie E-depot (digitale bewaarplaats) die naar verwachting in 2018 aan de orde is, met daarbij de eenmalige kosten in dat jaar;
  2. Weergave van de effecten (financieel, personeel enzovoort) op de bedrijfsvoering voor de jaren 2018 en volgende die voortvloeien uit de realisatie van het E-depot.

Register

Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief

Deelnemers

Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Rucphen, Zundert en Waterschap De Brabantse Delta.

Wettelijke voorschriften

Archiefwet 1995

Doel regeling

1. Een bijdrage leveren aan een efficiënte en effectieve borging van de digitale informatie voor de bedrijfsvoering, verantwoording en controleerbaarheid nu en voor erfgoed in de toekomst.
2. Goede kwaliteit van beleidsontwikkeling en de uitvoering van kerntaken die voortvloeien uit de Archiefwet 1995 en lokale regelingen.
3. Geringe kwetsbaarheid van de uitvoering van kritische taken op het gebied van archiefbeheer en wettelijk toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden.
4. Goede kwaliteit van innovatieve en eigentijdse dienstverlening aan de interne en externe klanten tegen gelijke kosten.

Reden aangaan verbinding

Het nastreven van het hiervoor aangegeven doel in eigen beheer vergt een grotere financiële inspanning dan wanneer dat in gezamenlijkheid geschiedt.

Bevoegdheden

De aan het RAWB overgedragen archieven en verzamelingen in goede geordende en toegankelijke staat bewaren en voor een breed publiek beschikbaar stellen alsmede relevante niet-overheidsarchieven en verzamelingen verwerven en beheren en toezicht uitoefenen op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden van de aangesloten deelnemers.

Besluit met betrekking tot de zienswijzen van de gemeente Etten-Leur

Ingediende zienswijze West-Brabants Archief

Besluit Algemeen Bestuur West-Brabants Archief

Het bestuur van het WBA wordt opgedragen om de realisatie van het E-depot met voortvarendheid aan te pakken en hiervoor op korte termijn een realistisch stappenplan op te stellen

De wens om een realistisch stappenplan E-depot heeft geen directe relatie met de begroting in financieel-technische zin.
Vanzelfsprekend is er wel een verbinding tussen de begroting als beleidsinstrument en het E-depot beleid van het WBA.
Realisatie van het E-depot is een nieuw, complex en intensief proces, waarvoor samenwerking tussen archiefvormer (de gemeenten) en archiefbeheerder (het WBA) essentieel is. Die samenwerking is door het voormalige RAWB, reeds in 2014 gestart en is in 2016 op WBA niveau gebracht. Daarbij is het Streekarchief Langstraat Heusden en Altena (SALHA) partner.
Samen zijn de eerste stappen gezet op weg naar het E-depot, in de vorm van een gestructureerd leertraject. Daarmee is een succesvolle basis gelegd op weg naar het E-depot. Het realisatietraject E-depot is in het Bedrijfsplan van het WBA in hoofdstuk acht al globaal en voorlopig uitgewerkt. Daarin wordt een perspectief geschetst van een functionerend E-depot vanaf 2020. Dit is een realistisch traject, als we het afzetten tegen de plannen en ambities van vergelijkbare samenwerkingsverbanden:

  • De gezamenlijke Zeeuwse gemeenten zijn gestart in 2015 en hebben de ambitie om in 2021 een E-depot te realiseren
  • De gezamenlijke Achterhoek gemeenten zijn gestart in 2013 en streven naar een E-depot in 2017

Het WBA loopt dus beslist niet uit de pas met een E-depot traject voor de duur van 4 à 5 jaar. Daar komt bij dat we vanaf 1 juli weliswaar als WBA aan de slag gaan, maar dat de functies pas rond de jaarwisseling zullen zijn ingevuld. Pas dan weten we wie inzetbaar is voor het E-depottraject. Daarnaast moeten we de personele kwaliteitsslag en omslag naar een E-depot organisatie nog maken, maar daar zal met voortvarendheid aan worden gewerkt. Echter, even belangrijk is dat voor een E-depot de informatiehuishouding bij de archiefvormers (lees: de negen WBA gemeenten) op orde moet zijn. Alle betrokken partijen moeten dus aan de slag.

Kortom: we hebben een start gemaakt en er is een voorlopig plan. Maar we staan als betrokken partijen (gemeenten en WBA) nog maar aan het begin van het traject. Het WBA is bereid om de regierol op zich te nemen, maar gemeenten dienen zich te realiseren dat hun bijdrage aan het E-depot minstens zo belangrijk, zo niet belangrijker is. Het WBA zal zich uiteraard gaan inspannen om een realistisch stappenplan E-depot op te stellen, maar acht dit op korte termijn niet mogelijk. Na de zomer gaan we met de gemeenten in overleg om te overleggen over het traject richting een West-Brabants E-depot.